Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der DSGVO und des Schweizer DSG ist:

2. Erhobene Daten

2.1 Kundendaten (HR-Teams, Recruiter, Unternehmen)

• Name, Vorname, berufliche E-Mail-Adresse
• Unternehmensname, Branche, Unternehmensgrösse
• Nutzungsdaten und Systemlogs (Login-Zeitstempel, durchgeführte Aktionen)
• Kommunikationsinhalte (Kontaktformular, Support-Anfragen)

2.2 Bewerberdaten (Kandidatenprofile im Talent Pool)

• Lebenslauf (CV) und daraus abgeleitete strukturierte Profildaten
• Berufserfahrung, Ausbildungen, Zertifikate, Sprachkenntnisse
• Fachliche Fähigkeiten und Kompetenzen
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon) — sofern im Lebenslauf vorhanden

2.3 Nicht verwendete Attribute

Die folgenden sensiblen Attribute werden grundsätzlich nicht als Input für das KI-Matching verwendet und fliessen weder in den Match-Score noch in die Sortierung von Listen ein:

• Name, Foto, Geschlecht, Alter oder Geburtsdatum
• Nationalität, Herkunft oder ethnische Zugehörigkeit
• Religion oder Weltanschauung
• Gesundheitsdaten oder Behinderungen
• Politische Ansichten oder Gewerkschaftszugehörigkeit
• Sexuelle Orientierung

3. KI-Matching: Grundlage der Bewertung

Der Match-Score (A / B / C) wird ausschliesslich auf Basis fachlicher Kriterien berechnet:

• Berufserfahrung (Jahre, Seniorität, Branchenbezug)
• Fachliche Fähigkeiten und Kompetenzen (Skills)
• Sprachkenntnisse und Zertifizierungen
• Ausbildungen, Diplome und Berufsabschlüsse (inkl. EFZ, CAS, MAS, Bachelor, Master)
• Berufliche Rollen, Tätigkeiten und Verantwortungsbereiche
• Erfüllung der Must-have-, Optional- und Ausschlusskriterien des Stellenprofils

Die KI-Logik ist deterministisch, transparent und vollständig auditierbar. Jede Bewertung wird mit einer menschenlesbaren Begründung geliefert. Die abschliessende Entscheidung über Einladungen, Absagen und Einstellungen liegt stets beim HR-Team — InstaHire trifft keine autonomen Personalentscheidungen.

4. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschliesslich für folgende Zwecke:

• Bereitstellung und Betrieb der InstaHire-Plattform
• KI-gestütztes Prescreening und Matching von Bewerberprofilen
• Verwaltung von Talent Pools, Suchanfragen, Longlisten und Shortlisten
• Abrechnung und Vertragsverwaltung mit Unternehmenskunden
• Technischer Support und Fehlerbehebung
• Produktverbesserung und Weiterentwicklung (aggregiert, anonymisiert)

5. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO / Art. 31 DSG): für die Erbringung unserer Plattformleistungen
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): für Systemsicherheit, Missbrauchsprävention und Produktverbesserung
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): für den Newsletter und Marketingkommunikation
• Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): für Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten

6. Datensicherheit & Hosting

• Datenstandort Schweiz: Alle personenbezogenen Daten werden ausschliesslich auf Servern in der Schweiz gespeichert und verarbeitet.
• Transportverschlüsselung: Sämtliche Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt über TLS 1.2 oder höher.
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Zugriff auf Daten ist strikt auf berechtigte Nutzer beschränkt (Admin / Recruiter / HR).
• Protokollierung: Sicherheitsrelevante Aktionen (Logins, Exporte, Löschungen) werden auditierbar protokolliert.
• Keine Datenweitergabe an Dritte: Bewerberprofile und personenbezogene Daten werden nicht an Dritte verkauft oder für Werbezwecke verwendet.
• Zweckbindung: Alle Daten werden ausschliesslich für Recruiting- und Matchingzwecke verwendet.

7. Aufbewahrung und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für den jeweiligen Verarbeitungszweck oder zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist:

• Bewerberdaten: bis zum Ende der vereinbarten Vertragslaufzeit oder auf ausdrücklichen Löschauftrag
• Kontaktformular-Anfragen: maximal 2 Jahre
• Buchungsbelege und Rechnungen: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht CH)
• Systemlogs: 90 Tage rollierend
• Newsletter-Abonnements: bis zur Abmeldung

8. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte gemäss DSGVO und Schweizer DSG:

• Auskunftsrecht — Einsicht in die über Sie gespeicherten Daten
• Berichtigungsrecht — Korrektur unrichtiger Daten
• Recht auf Löschung — Entfernung Ihrer Daten, soweit keine gesetzliche Pflicht entgegensteht
• Recht auf Einschränkung — Einschränkung der Verarbeitung in bestimmten Situationen
• Datenübertragbarkeit — Herausgabe Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format
• Widerspruchsrecht — Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungsformen
• Beschwerderecht — Beschwerde beim EDÖB (Eidg. Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter) oder der zuständigen EU-Aufsichtsbehörde

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@instahire.jobs

9. Cookies & Tracking

InstaHire verwendet technisch notwendige Cookies für den Plattformbetrieb (Sitzungsverwaltung, Spracheinstellungen). Für Analysezwecke setzen wir Google Tag Manager ein, sofern Sie dem zugestimmt haben. Sie können Cookies jederzeit in Ihren Browsereinstellungen deaktivieren.

10. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu aktualisieren. Die jeweils aktuelle Version ist auf dieser Seite abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir registrierte Nutzer per E-Mail.

11. Kontakt & Datenschutzanfragen